Náklady na zaměstnance často představují jednu z největších položek rozpočtu malých i velkých firem. S ohlídáním mzdových nákladů může efektivně pomoci přesná evidence docházky společně s efektivním plánováním směn. Moderní docházkové systémy vám současně díky propojení s přístupovými systémy pomohou zabezpečit přístup do různých částí budov na základě oprávnění konkrétního zaměstnance. Poradíme vám, jaké vlastnosti by měl mít docházkový systém, aby vám co nejefektivněji pomohl s řešením docházky ve firmě.

1. Otisk prstu místo karty

Mnoho firem ještě stále využívá pro evidenci příchodů a odchodů zaměstnanců čipovou kartu nebo čipový přívěšek. Moderní systémy v dnešní době již nabízí identifikaci formou biometrie, tedy například otiskem prstu. Při porovnání s čipovou kartou nebo přívěškem je toto řešení pohodlnější i bezpečnější. „Čipovou kartu můžete snadno zapomenout doma nebo ji ztratit, zatímco otisk prstu máte u sebe neustále. Biometrickému řešení podle našich údajů v současnosti dává přednost již 85 % firem,“ sdělil Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která vyvíjí docházkový a přístupový systém Alveno. „Otisk prstu je navíc nemožné zfalšovat, ztracenou kartu může snadno zneužít nepovolaná osoba,“ dodal Halousek.

2. Snadné plánování směn

Sestavit správně plán směn či služeb může být díky chytrému docházkovému systému hračka. Aplikace dokáže na základě zadaných údajů a nadefinovaných pracovních skupin automaticky vygenerovat rozpisy služeb, které zohledňují časy a délky směn, přestávky i dělení příplatků. Zahrnuty mohou být i plánované dovolené. Naplánované směny pak systém dokáže snadno porovnat se skutečně zaznamenanou docházkou a vyznačit odchylky. Zvolte si proto takový systém, který kromě evidence docházky nabízí i pohodlné plánování směn či služeb.

3. Neustálý přehled

Mezi největší výhody docházkových a přístupových systémů patří neustálý přehled. Kromě záznamů o příchodu a odchodu všech zaměstnanců je možné kdykoli zjistit, kdo je právě přítomen na pracovišti. Zároveň je zde zaznamenán vstup do budovy i konkrétní místnosti chráněné identifikačním systémem, který bez autorizace pomocí otisku prstů nebo čipu nepustí neoprávněnou osobu dále. Otevření dveří do hlídaných prostor je tak neustále pod kontrolou a velmi snadno lze zjistit, kdo v konkrétní době zabezpečené dveře otevřel. V případě autorizace otiskem prstu se navíc nemůže dotyčná osoba vymlouvat, že došlo ke zneužití její čipové karty nebo přívěšku.

4. Pohodlná tvorba podkladů pro mzdy

Velmi praktickou funkci docházkových systémů představuje možnost exportovat zaznamenaná data přímo do mzdových programů. Díky propojení programů je tedy možné u zaměstnanců odměňovaných hodinovou mzdou provádět výměru platu automaticky. Systém dokáže vyhodnotit i práci o svátcích nebo během noční směny a dokáže si poradit i s přesčasy zaměstnanců. Při výběru docházkového systému je tedy vhodné zjistit, zda je aplikace kompatibilní s vaším softwarem pro zpracování mezd. Menší firmy mohou využít export dat do Wordu nebo Excelu.

5. Evidence docházky i mimo kancelář

Velmi často musí firmy řešit evidenci docházky zaměstnanců, kteří pracují v terénu mimo kancelář. Obdobné to je i v případě home office, tedy práce z domu. Docházku si pak zaměstnanci často doplňují pozdějším fiktivním zápisem pracovní doby, který neodpovídá realitě. Zmíněný problém lze řešit pomocí virtuální docházkové čtečky. „Virtuální řešení umožňuje evidovat docházku prakticky odkudkoliv. Zaměstnanec si tak může přes internet na svém počítači nebo mobilním telefonu reálně zaznamenat svůj aktuální příchod, odchod i přestávku,“ vysvětlil Patrik Starý, obchodní manažer docházkových systémů Alveno, pod kterými nyní vychází jako novinka virtuální docházková čtečka DSi Online, vhodná pro evidenci docházky u zaměstnanců pracujících mimo firmu. „Pro zaznamenávání docházky stačí zaměstnanci přihlašovací jméno s heslem a počítač nebo mobilní telefon s internetovým připojením a prohlížečem,“ dodal Starý. Tento typ virtuální docházkové čtečky jistě ocení i firmy, které s evidencí docházky teprve začínají a chtějí si ji vyzkoušet nebo si nechtějí pořizovat nákladnější hardwarová řešení docházkových systémů.