Rubrika | Tipy a rady

Nebojte se cloudu. Vše, co potřebujete vědět o kanceláři v oblacích pro malé firmy a podnikatele

21. 10. 2013 - Redakce

Pohodlné užívání, bezpečný provoz a nízké náklady patří k výhodám informačních systémů s takzvaným cloudovým řešením. Ty jsou vhodné pro menší firmy a podnikatele, protože nevyžadují koupi vlastního serveru ani zaměstnávání odborných pracovních sil. Systém je navíc přístupný kdykoliv a odkudkoliv, data jsou uložena u profesionálů na dobře zabezpečených serverech. Základní informace o cloudu i praktické rady, jak jej začít používat, vám přinášíme v následujícím článku.

Cloud patří v informačních technologiích k hlavním vývojovým trendům posledních let. V podstatě jde o poskytování služeb nebo programů, které nejsou uloženy na pevném disku uživatele, ale na serverech přístupných prostřednictvím internetu. Odtud název cloud, tedy oblak nebo mrak. Mnoho cloudových služeb je zdarma a lidé je využívají už roky, třeba e-mailové schránky a úložiště dat typu Dropbox nebo Google Drive.

Bezpečnost cloudu a jeho hlavní výhody

V posledních letech lze „do mraků“ přesunout prakticky celou firemní agendu včetně informačního systému. Podle odborníků je to efektivní řešení. Někteří lidé se však stále obávají bezpečnostních rizik spjatých s uložením dat mimo firmu. Ve skutečnosti jsou však profesionální cloudové služby bezpečnější než vlastní server v sídle firmy. Díky profesionálnímu dohledu, špičkové antivirové ochraně a systému zálohování přinášejí cloudové služby bezpečnostní standard, který malá firma obvykle nedokáže vlastními silami zajistit.

„Veškerá uživatelská komunikace se serverem či klientskou zónou je vysoce zabezpečená, podobně jako třeba v elektronickém bankovnictví. Firemní data se ukládají do hostingového datového centra se spolehlivými servery, stálou dostupností, nepřetržitým dohledem a každodenním zálohováním,“ upřesňuje míru bezpečnosti cloudových služeb Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která vytvořila cloudový informační systém IZIO na míru živnostníkům a menším firmám. Instalaci a zprovoznění takového systému přitom zvládne každý průměrný uživatel počítače.

Dobrý informační systém s cloudovým řešením dokáže pojmout prakticky celou firemní agendu. Eviduje zakázky včetně postupu práce, ziskovosti a časové náročnosti. Umožňuje vnitrofiremní komunikaci, přidělování úkolů, připomínkování a vykazování práce. Důležitá je samozřejmě také evidence faktur. Řízení firmy pak ulehčují statistické a manažerské výstupy. Záleží na každém uživateli, které funkce a v jakém pořadí si osvojí.

„Když se všechny informace spojí na jednom místě, najednou uvidíte své podnikání v novém světle. Jasněji spatříte jeho silná i slabá místa,“ dodává Michal Hochman, produktový manažer informačního systému IZIO. Systém umístěný „v mracích“ je navíc pro oprávněného uživatele dostupný kdykoliv a prakticky odkudkoliv, nejen z pracovního počítače v kanceláři. „Všichni víme, že podnikání se stále více odehrává v pohybu a manažeři i živnostníci potřebují mít přístup k informacím o svých zakázkách i na cestách, třeba z tabletu nebo chytrého telefonu,“ doplňuje k výhodám „kanceláře v oblacích“ Hochman.

Jak začít s cloudem

Pokud přemýšlíte nad výběrem cloudových systémů, je důležité si při prvním kroku položit otázku, co od nich očekáváte. Základní seznam požadavků může například obsahovat zabezpečení, zálohu a sdílení dat, komunikaci v týmu či kompletní správu zakázek i s evidencí faktur. Co vše by měl nový systém v cloudu umět, určitě proberte i se svými zaměstnanci, protože právě oni budou systém aktivně v budoucnu využívat. Jakmile již máte seznam požadavků, vyhledejte na internetu systém, který jim odpovídá, a vyzkoušejte jej s celým týmem. Demoverze a základní verze systému bývají v lepším případě zdarma, takže za zkoušku opravdu nic nedáte.

Po pár dnech testování získejte zpětnou vazbu od týmu, a pokud všem systém vyhovuje, směle se pusťte do využívání cloudu a všech jeho funkcí. Plnohodnotné používání cloudových informačních systémů bývá zpoplatněno, nicméně náklady na něj jsou oproti nákladům na vývoj a udržování vlastních systémů několikanásobně nižší. Doporučujeme taktéž zvolit takovou službu, která nabízí více druhů licencí (podle velikosti týmu či rozsahu funkcí). Pokud při plném používání cloudových systémů a aplikací náhodou zjistíte, že vám nějaká funkce chybí, nic není ztraceno. Řada aplikací má části, které lze kombinovat dle libosti. Někteří poskytovatelé umí systém dokonce upravit dle vašich požadavků.

Tags | , , , ,

Komentovat článek

auto - moto baterie bylinky cestovní pojištění cestování e-shopy e-tržiště ekologie elektronika ENBRA energie finance Generica hory hubnutí informační technologie investování Invia IT Klára Minczinger nemovitosti notebooky návody obchod obuv pneumatiky pojištění povinné ručení počítače pracovní tipy připojištění rady software sport spoření stavebnictví styl tipy vitamíny volný čas víno zdraví zimní dovolená zábava životní prostředí

Archiv